Come progettare un ufficio? La guida completa per uno spazio di lavoro perfetto

Progettare un ufficio va ben oltre la semplice disposizione di mobili, scrivanie e sedie. È un’opportunità per creare uno spazio che ispiri la produttività, favorisca la collaborazione e rifletta l’identità dell’azienda.

E non è di certo qualcosa da prendere alla leggera: si tratta di un investimento significativo e consistente che ha un impatto diretto sulla qualità del lavoro, il benessere dei dipendenti e – persino – sull’immagine aziendale.

Dall’identificazione del partner ideale a cui affidarsi, allo space planning e alla realizzazione finale: sono tanti i passaggi coinvolti nell’attività di progettazione di un ufficio, così come sono tante le competenze, capacità e abilità messe in gioco.

Questo articolo ti guiderà passo a passo in tutto ciò che devi sapere su come progettare il tuo nuovo ufficio su misura

La scelta del partner ideale

All’inizio di ogni grande avventura c’è sempre la ricerca del compagno ideale, affidabile e trasparente. E la progettazione di un ufficio non fa eccezione.

Online o offline, mettiti alla ricerca del tuo partner perfetto: reputazione, portfolio, case history e preventivo in linea con il budget sono tutti elementi da considerare per fare la scelta giusta.

Ma ricorda: la selezione del partner di progettazione non è solo una questione pratica, ma anche emotiva. È trovare quel qualcuno che capisca veramente il tuo marchio, la cultura e le ambizioni aziendali. Si tratta di individuare la persona giusta che non solo progetterà un ufficio, ma che saprà trasformare le tue visioni in realtà.

Come progettare un ufficio: parte tutto dall’analisi (e dal briefing)

Il primo passo per capire come procedere per il progetto ufficio è la comprensione delle esigenze e degli obiettivi dell’azienda.

Un’analisi dettagliata dell’organizzazione, delle attività quotidiane, dei flussi e delle esigenze – anche tecnologiche – dei dipendenti e dell’azienda ti aiuterà a stabilire cosa è importante e cosa non lo è in termini di progettazione degli spazi.

Grazie a questa analisi, capirai come progettare il tuo ufficio in base alla tipologia di ambienti lavorativi che fa al caso tuo.

Tutte le idee, spunti, riflessioni e desideri emersi da questo passaggio vengono discussi durante il briefing con il partner di progettazione e space planner prescelti.

Progettazione del layout e del flusso di lavoro. In due parole: space planning

Nella delicata fase di briefing entra in gioco la figura dello space planner, parte del team di progettazione e professionista fondamentale nella realizzazione del tuo nuovo ufficio.

Partendo dall’analisi delle esigenze e del flusso di lavoro esposta nel briefing, in questo step lo space planner studia le migliori soluzioni per il layout dello spazio lavorativo secondo il procedimento, appunto, dello space planning.

Con space planning si intende un metodo del tutto innovativo che rivoluziona l’approccio tradizionale nella progettazione dell’ufficio. Una modalità che riscrive le regole del design degli spazi, portando ad una visione completamente originale ed efficace, e che mette al centro le persone, coniugando al meglio estetica e design con le necessità operative.

In questa fase lo space planner si occuperà in concreto di come progettare l’ufficio ed il suo layout, ed in particolare di sviluppare soluzioni su misura che massimizzino l’efficienza e la funzionalità dello spazio.

Debrief e feedback

Dopo aver completato la pianificazione del layout dell’ufficio, è fondamentale dedicare del tempo al debriefing con lo space planner e tutto il team di progettazione coinvolto. Questa fase permette di valutare l’efficacia delle scelte di progettazione e di raccogliere opinioni importanti e preziose.

Durante il debriefing, si analizzano i risultati ottenuti rispetto agli obiettivi iniziali, si discutono i punti di forza e di debolezza del layout progettato e si raccolgono i feedback dai dipendenti che utilizzeranno lo spazio. È un’opportunità per identificare eventuali problemi o inefficienze e per discutere possibili miglioramenti da apportare.

Come progettare un ufficio: arredamento, ergonomia e identità aziendale

Una volta stabilito come progettare l’ufficio ed il suo layout, si passa alla selezione dell’arredamento e degli accessori che completeranno lo spazio lavorativo. Dalla scelta dei materiali e dalle finiture, alle scrivanie e alle sedie ergonomiche, non dimenticando le soluzioni di archiviazione e la colorazione delle pareti.

Allestimento e realizzazione: lo step finale

Una volta completata la progettazione del layout dell’ufficio e ottenuto il consenso finale sul piano, è tempo di trasformare il progetto in realtà attraverso la fase finale di allestimento e realizzazione.

In questa fase, il progetto ufficio prende vita attraverso l’installazione di arredi, attrezzature e infrastrutture tecniche necessarie, nonché la decorazione e la personalizzazione degli ambienti secondo il design previsto.

Mantenere l’ufficio al passo con le evoluzioni aziendali

Il lavoro non finisce con l’apertura dell’ufficio “nuovo”. È importante monitorare costantemente l’utilizzo dello spazio, raccogliere feedback dai dipendenti e apportare eventuali aggiornamenti o miglioramenti necessari.

Perché l’ufficio è un ambiente dinamico che si adatta alle esigenze mutevoli dell’azienda e dei suoi dipendenti nel tempo.